Excel — один из самых простых способов сделать внутренний телефонный справочник. Создаётся таблица, в неё заносятся сотрудники, телефоны, должности и подразделения. Файл кладётся на общий диск, отправляется коллегам или просто хранится у человека, который отвечает за его ведение.

На первых порах этого вполне достаточно. Проблемы начинаются тогда, когда справочник перестаёт быть просто таблицей с несколькими десятками строк.

Когда справочник начинают редактировать несколько человек

Пока за справочник отвечает один человек, всё относительно просто. Он открыл файл, внёс изменения, сохранил его — и на этом работа закончена. Но в большой организации информация меняется постоянно. Кадровая служба может сообщать об изменениях в составе сотрудников, IT-специалисты — обновлять телефоны и учётные записи, а ответственные в подразделениях — уточнять кабинеты и должности.

В какой-то момент возникает естественный вопрос: кто именно должен редактировать файл? Если таких людей несколько, начинается организация совместной работы вокруг одного документа.

Современные версии Excel умеют работать с общими файлами, но этот сценарий не всегда доступен или приемлем для конкретной организации. Особенно это актуально для российских компаний, где использование продуктов Microsoft может быть ограничено требованиями по импортозамещению программного обеспечения. А альтернативные офисные продукты часто не поддерживают тот же сценарий совместного редактирования. В результате простой вопрос «кто сейчас открыл справочник?» снова становится вполне реальным рабочим вопросом.

Чем сложнее организация, тем сложнее становится таблица

Ещё одна проблема появляется тогда, когда справочник начинает отражать не только список сотрудников, но и реальную структуру организации.

Например, сотрудник может работать в:

Департаменте информационных технологий

→ Управлении разработки

→ Отделе корпоративных систем

В таблице такую структуру хранить можно. Но сама таблица не становится от этого удобнее. Начинают появляться дополнительные столбцы, листы, соглашения о заполнении и различные способы обозначать уровни организационной структуры.

Пока структура небольшая, с этим можно мириться. Когда подразделений становится много, человеку уже приходится не столько искать сотрудника, сколько разбираться в устройстве самого файла.

Большое количество полей тоже становится проблемой

Обычно телефонный справочник начинается с нескольких простых колонок:

Сотрудник	Подразделение	Телефон

Затем появляются новые требования. Нужны должность, электронная почта, мобильный телефон, кабинет, здание, город, руководитель и другие сведения.

Таблица постепенно становится шире. На экране уже не помещаются все колонки. Чтобы посмотреть информацию, приходится прокручивать таблицу по горизонтали. Для поиска используются фильтры и сортировки, а неправильное изменение одного из них может сделать привычный вид таблицы совершенно другим.

Самое неприятное здесь даже не количество данных. Проблема в том, что пользователю приходится понимать, как устроена таблица, вместо того чтобы просто искать нужную информацию.

Для человека, который ведёт справочник, это может быть нормально. Для сотен сотрудников, которые открывают его только для поиска коллеги, — уже не очень.

Не вся информация должна быть доступна всем

В обычной таблице довольно сложно аккуратно решить вопрос с доступом к отдельным данным. Предположим, в справочнике есть рабочие телефоны сотрудников и мобильные номера руководителей. Внутренний номер, очевидно, можно показывать всем. А вот мобильный телефон директора или другого руководителя может быть доступен только определённой группе сотрудников.

В какой-то момент возникает необходимость управлять не только самим файлом, но и тем, кто какую информацию имеет право видеть. Это уже заметно выходит за рамки обычной таблицы.

Когда сотрудники находятся в разных городах

Территориальная распределённость добавляет ещё одну проблему.

Если все сотрудники работают в одном офисе, общий файл на файловом сервере может быть вполне удобным решением. Но если у организации несколько городов и филиалов, вопрос общего доступа становится сложнее. Нужно обеспечить доступ к актуальной версии файла, решить вопрос одновременного редактирования и не допустить появления локальных копий.

Последнее особенно опасно. Один филиал скачал справочник себе, другой сделал собственную копию, кто-то отправил файл по электронной почте — и через некоторое время уже непонятно, какой из документов является актуальным.

При территориально распределённой организации такая ситуация возникает гораздо легче.

Excel не становится плохим инструментом

При этом я бы не стал говорить, что Excel не подходит для телефонного справочника. Подходит.

Если в организации несколько десятков сотрудников, справочник меняется редко и поддерживать его должен один человек, таблица может оставаться самым простым и разумным решением.

Проблема появляется не в самом Excel. Проблема появляется тогда, когда от таблицы начинают ожидать поведения полноценной информационной системы.

Что меняется при переходе на специализированный справочник

Специализированная система решает часть этих проблем за счёт того, что справочник изначально является приложением, а не документом.

Пользователь работает не с таблицей, а с интерфейсом. Сотрудника можно найти по имени, подразделению или другим параметрам. Организационная структура отображается как структура, а не как набор значений в нескольких колонках. Права доступа часто можно задавать на уровне пользователей и данных. Изменения сразу становятся частью единой базы, поэтому не возникает вопроса, какую копию файла открывать.

Но за это приходится платить другой ценой.

У специализированного решения тоже есть недостатки

Самый очевидный — такое решение нужно установить и сопровождать. Появляется сервер, база данных, резервное копирование, обновления и человек, который отвечает за работоспособность системы.

Для небольшой организации это может оказаться избыточным.

Кроме того, специализированные продукты бывают очень разными. Некоторые из них пытаются решить сразу множество задач: справочник сотрудников, документооборот, заявки, коммуникации, управление задачами и ещё десяток других процессов.

Такой подход может быть оправдан, если организации действительно нужна большая корпоративная система. Но если задача заключается именно во внутреннем справочнике, слишком большое решение не всегда оказывается удобнее простого.

Где находится разумный компромисс

На мой взгляд, специализированный справочник имеет смысл тогда, когда организация уже переросла обычный файл, но при этом не хочет превращать задачу поиска сотрудников в отдельный большой корпоративный проект.

Нужна система, которая достаточно хорошо решает конкретную задачу:

хранит информацию о сотрудниках;
отражает организационную структуру;
позволяет быстро искать людей;
связывает сотрудников с подразделениями и помещениями;
позволяет управлять доступом к информации;
работает как единый источник данных.

При этом сама система не должна требовать от организации внедрения полноценного корпоративного портала.

Оргнавигатор — один из таких вариантов

Оргнавигатор создавался именно с такой идеей.

Это не попытка заменить все внутренние системы организации и не корпоративный портал с десятками разделов. Основная задача Оргнавигатора — дать организации единое место для информации о сотрудниках, подразделениях и помещениях. При этом у такого подхода остаются обычные требования к любой внутренней системе: её необходимо установить, настроить и обеспечить резервное копирование.

То есть специализированный справочник не делает проблемы исчезнувшими. Он просто переносит их из мира файлов, копий и таблиц в систему, которая изначально предназначена для работы со справочными данными.

Когда пора переставать использовать Excel

Не существует определённого количества сотрудников, после которого Excel внезапно перестаёт подходить. Гораздо полезнее смотреть не на размер таблицы, а на то, что от неё требуется.

Если справочник ведёт один человек, структура организации простая, доступ к файлу не вызывает проблем, а дополнительных требований к данным нет — Excel вполне может оставаться хорошим решением.

Если же справочник одновременно редактируют несколько человек, организация имеет сложную структуру и несколько площадок, количество полей постоянно растёт, а доступ к разным данным нужно ограничивать, таблица постепенно начинает превращаться в нечто большее, чем просто документ.

И в этот момент уже имеет смысл посмотреть на специализированные решения.

Не потому, что Excel плох. А потому, что задача стала другой.