Почему внутренний справочник сотрудников — это не только каталог контактов

Во многих организациях внутренний справочник сотрудников должен решать не только задачу быстрого поиска контактов. Со временем к нему начинают предъявляться инфраструктурные требования: работа во внутренней сети, локальная установка, контроль данных и соответствие внутренним правилам эксплуатации.

Система может использоваться в корпоративной сети, в закрытом контуре, без доступа в интернет или на локальных серверах организации. Для одних компаний это вопрос архитектурных предпочтений. Для других — обязательное условие использования программного обеспечения.

Именно поэтому при выборе внутреннего каталога сотрудников обычно оценивают не только функциональность, но и способ развёртывания системы.

Почему облачные сервисы подходят не всем

Современные облачные решения позволяют быстро запустить внутренний каталог сотрудников. Не требуется покупать серверы, настраивать инфраструктуру или самостоятельно выполнять обновления.

Для многих компаний это действительно удобный сценарий.

Однако такой подход подходит не каждой организации.

На практике часто встречаются ограничения:

работа исключительно во внутренней сети;
запрет хранения данных во внешних облаках;
требования информационной безопасности;
отсутствие доступа в интернет;
внутренние регламенты эксплуатации.

Подобные требования особенно характерны для:

государственных организаций;
медицинских учреждений;
промышленности;
крупных компаний;
организаций с закрытыми контурами.

В таких случаях обычно рассматривают локальное развёртывание.

Что означает локальное развёртывание справочника сотрудников

Под локальным развёртыванием обычно понимают установку системы на инфраструктуре самой организации.

Программное обеспечение работает внутри корпоративной среды и использует ресурсы заказчика, а не внешнего облачного провайдера.

На практике это может быть:

физический сервер;
виртуальная машина;
частная инфраструктура организации;
закрытый контур без доступа в интернет.

Главная особенность такого подхода — организация самостоятельно контролирует среду эксплуатации, хранение данных и жизненный цикл системы.

Для многих российских организаций это важный критерий выбора.

Какие требования обычно возникают у организаций

Когда речь идёт о внутреннем каталоге сотрудников, требования редко ограничиваются только поиском контактов. Обычно список задач оказывается значительно шире.

Работа без доступа в интернет

Для части организаций это базовый сценарий эксплуатации.

Система должна продолжать работать независимо от внешних сервисов, облачных платформ или интернет-каналов. Пользователи должны иметь возможность искать сотрудников, открывать карточки, просматривать подразделения и использовать телефонный справочник даже при полном отсутствии внешнего подключения.

Подобный сценарий особенно актуален для закрытых контуров, внутренних сетей и организаций с ограничениями на внешний доступ.

Совместимость с внутренней инфраструктурой

Во многих организациях уже существует собственная серверная среда.

Поэтому при выборе решения часто ожидается поддержка стандартных платформ и типовой корпоративной инфраструктуры.

Например:

Linux Server;
Windows Server;
локальные базы данных;
внутренняя сеть организации.

Совместимость с существующей средой обычно влияет на сложность внедрения, стоимость сопровождения и нагрузку на ИТ-команду.

Контроль над данными

Для внутренних справочников сотрудников часто важно понимать, где физически располагаются данные и кто контролирует среду их хранения.

Это может касаться:

персональных данных сотрудников;
организационной структуры;
внутренних телефонных номеров;
подразделений;
информации о помещениях и объектах.

Локальное развёртывание позволяет организации самостоятельно управлять хранением, резервированием, обновлениями и эксплуатацией системы.

Роли и разграничение доступа

Даже простой внутренний справочник редко бывает полностью открытым для всех пользователей.

На практике обычно требуется разделение ролей:

просмотр информации;
редактирование данных;
администрирование системы.

В более сложных сценариях права доступа могут зависеть от подразделения, должности пользователя или внутренних политик организации.

Какие функции обычно нужны внутреннему справочнику

Поиск контактов — только часть задачи.

Современный внутренний каталог сотрудников обычно объединяет несколько рабочих сценариев.

Поиск сотрудников

Базовая функция, с которой начинается работа большинства пользователей.

Поиск может выполняться по:

имени;
должности;
подразделению;
внутреннему номеру;
филиалу;
кабинету.

Чем крупнее организация, тем выше требования к скорости поиска и качеству навигации.

Организационная структура

Пользователям часто требуется не просто найти контакт человека, а понять его место в структуре организации.

Поэтому востребованы:

подразделения;
руководители;
вложенные отделы;
связи подчинённости;
структура филиалов.

Это особенно важно для крупных компаний, промышленности, медицины и государственного сектора.

Карточки сотрудников

Во многих системах карточка сотрудника становится центральной сущностью каталога.

Обычно она включает:

ФИО;
должность;
подразделение;
контакты;
внутренний телефон;
местоположение;
дополнительные сведения.

Такой формат значительно удобнее обычных таблиц или файлов со списком номеров.

Каталог помещений и объектов

Для многих организаций важно хранить не только сведения о сотрудниках.

Дополнительной задачей может быть каталог:

зданий;
помещений;
кабинетов;
производственных площадок;
филиалов.

Подобные сценарии особенно распространены в распределённых организациях, промышленности и медицинских учреждениях.

Государственные организации, закрытые контуры и импортозамещение

Для части российских организаций инфраструктурные требования имеют отдельное значение.

На выбор решения могут влиять:

внутренние требования информационной безопасности;
политика эксплуатации закрытых сред;
ограничения использования внешних сервисов;
требования импортозамещения;
снижение зависимости от иностранных платформ.

Поэтому возможность локального развёртывания во многих проектах рассматривается не как дополнительная возможность, а как обязательное требование.

От Excel и PDF к единому внутреннему каталогу

Во многих организациях развитие внутреннего справочника происходит по похожему сценарию.

Сначала используется Excel-таблица. Затем появляются PDF-справочники, отдельные таблицы подразделений или страницы корпоративного портала.

Пока организация небольшая, этого часто достаточно.

Но со временем начинают возникать знакомые проблемы:

несколько версий данных;
устаревшие контакты;
неудобный поиск;
усложняющаяся оргструктура;
отсутствие единого источника информации.

Именно в этот момент организации обычно начинают искать централизованный внутренний каталог.

Что полезно проверить перед внедрением

Перед выбором системы имеет смысл ответить на несколько практических вопросов.

Поддерживает ли решение:

локальное развёртывание;
работу без доступа в интернет;
Linux Server или Windows Server;
поиск сотрудников;
организационную структуру;
подразделения и помещения;
роли и права доступа;
удобное обновление данных?

Такой список позволяет быстро понять, насколько система соответствует реальным требованиям организации.

Итог

Внутренний справочник сотрудников давно перестал быть только телефонным каталогом.

Для многих организаций он становится частью корпоративной инфраструктуры и повседневной рабочей среды. Вместе с функциональностью обычно оцениваются и технические требования: локальное развёртывание, работа во внутренней сети, контроль данных, поддержка серверной среды и соответствие внутренним правилам эксплуатации.

Специализированные решения, ориентированные на локальную установку и внутренние корпоративные среды, позволяют закрывать именно такие сценарии.

К этому классу продуктов относится и Оргнавигатор — внутренний каталог сотрудников, подразделений и помещений организации.