Для многих организаций внутренний справочник сотрудников должен работать независимо от наличия доступа в интернет.

Это особенно актуально для закрытых корпоративных сетей, организаций с собственной серверной инфраструктурой и систем, которые используются только внутри предприятия.

В таком сценарии справочник устанавливается на собственный сервер и становится частью внутренней информационной среды организации.

Зачем справочнику работать без интернета

На первый взгляд постоянное подключение к интернету может показаться естественным требованием для современного программного продукта.

Но внутренний каталог сотрудников решает другую задачу.

Его пользователи находятся внутри организации и обращаются к системе из локальной сети. Для поиска коллеги, подразделения, телефона или кабинета внешний интернет в большинстве случаев вообще не нужен.

Поэтому зависимость внутреннего справочника от внешних сервисов может быть избыточной.

Где особенно важна работа во внутренней сети

Локальное использование может быть необходимо организациям с разными требованиями к инфраструктуре.

Например:

государственным учреждениям;
промышленным предприятиям;
медицинским организациям;
организациям с закрытыми сегментами сети;
территориально распределённым компаниям;
предприятиям с собственной серверной инфраструктурой.

В таких условиях программное обеспечение должно учитывать существующую сетевую архитектуру.

Что означает локальное развёртывание

Локальное развёртывание означает, что программное обеспечение устанавливается на инфраструктуре самой организации.

Система не размещается на внешнем сервере поставщика.

Организация самостоятельно контролирует:

сервер;
сетевой доступ;
базы данных;
резервное копирование;
обновления;
права пользователей.

Для внутреннего справочника это может быть принципиально важно.

Собственный сервер вместо внешнего сервиса

Облачный сервис удобен тем, что организации не требуется самостоятельно обслуживать сервер.

Но для внутреннего каталога такой подход подходит не всегда.

Если информация о сотрудниках не должна покидать корпоративный контур, использование внешнего сервиса может быть нежелательным или невозможным.

Собственный сервер позволяет разместить систему непосредственно внутри организации.

Как пользователь получает доступ

При локальном развёртывании пользователю не обязательно устанавливать отдельную программу на компьютер.

Справочник может работать как внутреннее веб-приложение.

Сотрудник открывает внутренний адрес системы в браузере и получает доступ к каталогу.

Например, система может быть доступна по внутреннему адресу вида:

http://spravochnik/

или через корпоративный DNS с привычным именем.

Работа без внешнего доступа

Если все необходимые компоненты находятся внутри организации, справочник может продолжать работать при отсутствии интернет-соединения.

Это означает, что сотрудники по-прежнему могут:

искать коллег;
просматривать подразделения;
находить телефоны;
просматривать помещения;
переходить по организационной структуре.

Для внутренней системы это одно из важных преимуществ локальной архитектуры.

Локальное размещение и безопасность

Собственный сервер сам по себе не делает систему безопасной.

Безопасность зависит от всей инфраструктуры.

Необходимо учитывать:

сетевую сегментацию;
права доступа;
учётные записи;
защиту сервера;
резервное копирование;
обновление программного обеспечения;
журналирование действий.

Однако локальное размещение позволяет организации самостоятельно контролировать эти процессы.

Кто должен иметь доступ к справочнику

Не всегда все пользователи должны иметь одинаковые права.

Обычному сотруднику может быть достаточно возможности:

искать людей;
просматривать подразделения;
находить телефоны;
смотреть кабинеты.

Администратору могут потребоваться дополнительные возможности:

редактирование данных;
импорт;
экспорт;
управление пользователями;
настройка прав.

Поэтому при выборе системы важно учитывать не только наличие каталога, но и модель доступа.

Разные уровни доступа

В крупных организациях может потребоваться более детальное разграничение.

Например, один сотрудник может отвечать только за свой департамент.

Другой — за определённый филиал.

Центральный администратор при этом может управлять всей организационной структурой.

Такой подход позволяет распределить ответственность за данные и не предоставлять каждому пользователю полный доступ к каталогу.

Что делать с персональными данными

Внутренний справочник обычно содержит информацию о сотрудниках.

Поэтому необходимо заранее определить, какие данные действительно должны быть доступны пользователям.

Например, организации может быть достаточно:

ФИО;
должности;
подразделения;
рабочего телефона;
рабочего email;
кабинета.

При этом дополнительные сведения могут быть доступны только определённым категориям пользователей.

Внутренний справочник и закрытые контуры

В некоторых организациях существуют сегменты сети, из которых отсутствует прямой доступ в интернет.

Это не означает, что пользователи не могут работать с современными веб-системами.

Если приложение и необходимые данные размещены внутри соответствующего контура, сотрудники могут использовать его через локальную сеть.

Именно поэтому возможность самостоятельного развёртывания является важным критерием для части организаций.

Как организовать доступ из разных зданий

Территориально распределённая организация может иметь несколько зданий или филиалов.

В этом случае необходимо учитывать сетевую связность между площадками.

Если филиалы объединены корпоративной сетью, один экземпляр справочника может быть доступен пользователям из разных подразделений.

При этом сама система продолжает находиться внутри инфраструктуры организации.

Нужен ли отдельный сервер

Не всегда.

Требования к инфраструктуре зависят от количества сотрудников, нагрузки и архитектуры конкретной организации.

Для небольшой установки может быть достаточно существующего серверного оборудования.

Для крупной организации могут потребоваться отдельные ресурсы для приложения, базы данных и резервного копирования.

Главное — оценивать не только текущую нагрузку, но и возможный рост системы.

Что происходит при отсутствии интернета

Для внутреннего справочника отсутствие интернета не должно автоматически означать недоступность системы.

Если приложение полностью размещено внутри организации, работа пользователей зависит прежде всего от доступности:

локальной сети;
сервера;
базы данных;
необходимых внутренних сервисов.

Это принципиально отличается от облачного решения, которое требует соединения с внешней инфраструктурой поставщика.

Локальное развёртывание и обновления

У локальной системы есть особенность: обновления также необходимо организовывать внутри инфраструктуры организации.

Перед обновлением важно учитывать:

совместимость версий;
резервное копирование;
регламент работ;
тестирование;
возможность отката.

Для критичных внутренних систем обновление лучше проводить по установленному регламенту, а не непосредственно в рабочее время пользователей.

Резервное копирование

При использовании собственного сервера организация самостоятельно отвечает за сохранность данных.

Поэтому резервное копирование должно быть частью инфраструктуры.

Желательно предусмотреть:

регулярные резервные копии;
хранение нескольких версий;
отдельное место для резервных данных;
периодическую проверку восстановления.

Наличие резервной копии особенно важно для справочника, который используется как единый источник внутренних контактных данных.

Локальная система не означает изолированную систему

Внутренний справочник может не иметь доступа в интернет и при этом взаимодействовать с другими системами организации.

Например, он может получать данные из:

кадровой системы;
Active Directory;
телефонной инфраструктуры;
внутренних каталогов;
других корпоративных приложений.

Таким образом, локальная система может быть частью единой информационной среды организации.

Когда локальное развёртывание особенно оправдано

Собственный сервер обычно имеет смысл рассматривать, если:

организация требует хранения данных внутри своего контура;
сотрудники работают во внутренней сети;
интернет-доступ ограничен;
используются закрытые сегменты сети;
есть собственная серверная инфраструктура;
требуется самостоятельный контроль над системой.

Для небольшой организации с полностью открытой инфраструктурой облачный сервис может оказаться проще.

На что смотреть при выборе системы

Если организация ищет внутренний справочник, полезно проверить несколько параметров.

Возможность самостоятельной установки

Важно понимать, где физически будет находиться система и кто будет отвечать за её работу.

Работа без интернета

Следует уточнить, какие функции требуют внешних сервисов.

Поддерживаемая серверная инфраструктура

Нужно заранее проверить совместимость с используемой организацией операционной системой и инфраструктурой.

Интеграции

Если данные уже находятся в других системах, необходимо понять, каким образом они будут передаваться в каталог.

Права доступа

Важно заранее определить, кто может просматривать и редактировать разные виды информации.

Как это реализовано в Оргнавигаторе

Оргнавигатор предназначен для локального использования внутри организации.

Система может быть развёрнута на собственном сервере и использоваться сотрудниками через внутреннюю сеть.

Такой подход позволяет организации самостоятельно контролировать размещение данных, сетевой доступ и инфраструктуру.

При необходимости справочник может взаимодействовать с другими внутренними системами через предусмотренные механизмы интеграции.

Итог

Внутренний справочник сотрудников не обязательно должен зависеть от интернета.

Для организаций с собственной серверной инфраструктурой, закрытыми сетями или требованиями к размещению информации локальное развёртывание может быть более подходящим вариантом.

При выборе системы важно оценивать не только интерфейс и функции поиска, но и архитектуру размещения, требования к серверу, работу без внешнего доступа, интеграции, права пользователей и резервное копирование.

Для внутреннего каталога сотрудников всё это является частью общей задачи — предоставить организации единый и управляемый источник актуальной информации.