Обычно телефонный справочник открывают, когда нужно найти конкретного человека: узнать его внутренний номер, должность или кабинет. Для этого достаточно поиска или просмотра подразделений.

Но бывают задачи, для которых удобнее иметь под рукой не отдельную карточку сотрудника, а свой список людей с нужной информацией. Причём эти люди необязательно работают в одном подразделении, а информация о них должна оставаться актуальной.

Для таких случаев в Оргнавигаторе есть пользовательские списки.

Рабочая группа, которой нет в организационной структуре

Представьте, что в организации начался проект. В рабочую группу вошли специалисты из нескольких подразделений: кто-то отвечает за техническую часть, кто-то — за закупки, кто-то — за согласование документов.

В организационной структуре эти люди находятся в разных местах. Это правильно: ради одного проекта не нужно создавать новое подразделение или менять подчинённость сотрудников. Но участникам проекта было бы удобно видеть контакты друг друга в одном месте.

Можно завести пользовательский список «Рабочая группа проекта», выбрать нужных сотрудников и определить, какие сведения показывать: например, фамилию и имя, должность, подразделение, внутренний телефон и кабинет.

Получится небольшой справочник внутри большого справочника. При этом карточки сотрудников не копируются: список обращается к тем же данным, что и остальной Оргнавигатор. Если у участника проекта изменится телефон или кабинет и эту информацию обновят в справочнике, в списке тоже будут показаны новые сведения.

Есть важное различие: в таком списке состав участников выбирается вручную. Если к проекту присоединится новый человек, его нужно будет добавить в список. Но контактные данные уже выбранных сотрудников отдельно поддерживать не требуется.

Не только сотрудники

Пользовательские списки могут содержать не только сотрудников, но и подразделения, должности, здания или помещения.

Это позволяет смотреть на информацию справочника с разных сторон. Например, в одном случае нужны сотрудники определённого здания, в другом — перечень подразделений, а в третьем — список помещений с указанием числа работающих в них сотрудников.

Обычный справочник показывает данные в привычной структуре. Пользовательский список позволяет вывести информацию из справочника так, чтобы её было удобно использовать для решения вашей задачи.

Что можно настроить

При создании списка пользователь определяет, откуда брать записи и как показывать результат.

Сначала выбирается тип данных и источник. Для списка сотрудников это могут быть все сотрудники справочника, сотрудники выбранного подразделения, здания или помещения. Можно также вручную указать конкретных людей — как в примере с рабочей группой.

Затем выбираются поля. Необязательно показывать всю информацию, которая есть в карточке сотрудника. Для телефонного списка могут быть важны имя, подразделение и номера телефонов. Для другой задачи — должность и расположение рабочего места. Порядок колонок тоже можно настроить.

Если нужен не весь набор записей, используются фильтры. Условия можно объединять: например, отбирать записи сразу по нескольким признакам, используя сочетания «И» и «ИЛИ». Результат можно отсортировать по выбранным полям.

Таким образом, один и тот же справочник может служить основой для множества разных списков. При этом не требуется менять структуру самого справочника или создавать отдельные копии данных.

Список, который меняется сам

Представьте, что вы хотите поздравлять коллег с днём рождения, но не собираетесь каждую неделю просматривать карточки сотрудников и выписывать даты.

Можно создать список с условием «день рождения в ближайшие 14 дней». Сегодня он покажет одних сотрудников, через неделю — других. Условие останется прежним, а результат изменится в соответствии с текущей датой.

В этом и состоит одно из главных отличий пользовательских списков от обычной таблицы, которую однажды составили и сохранили в файл.

Оргнавигатор сохраняет настройки списка, а не снимок его содержимого. Когда пользователь открывает список, выборка выполняется по актуальным данным справочника.

Тот же принцип работает со списком сотрудников подразделения. Если сотрудника перевели в другое подразделение и изменения внесли в справочник, результат следующего открытия списка будет учитывать этот перевод.

Конечно, актуальность результата зависит от актуальности самого справочника. Пользовательские списки не исправляют устаревшие исходные данные, но избавляют от необходимости поддерживать их отдельные копии.

Личный список или список для коллег

Не всякий список нужен только тому, кто его создал.

Например, участники проекта могут пользоваться общим списком рабочей группы. Тогда каждому не придётся отдельно искать коллег и собирать контакты. Достаточно открыть уже подготовленный список.

В Оргнавигаторе можно создать личный список, доступный только владельцу, или общедоступный. Общедоступный список можно просматривать и без входа в систему. При этом изменять его настройки и удалять список может только владелец.

Так один сотрудник настраивает удобное представление данных, а остальные пользуются результатом.

Когда нужна таблица Excel

Иногда данные требуются не только на экране. Например, список нужно передать для дальнейшей обработки или использовать в документе.

Пользовательский список можно выгрузить в Excel. Экспортируется актуальная выборка, а не содержимое списка на момент его создания.

Экспорт списка в Excel доступен, если ваша лицензия включает функцию «Экспорт данных».

При этом для повседневного просмотра удобнее обращаться к самому списку: так не возникает ещё одной копии файла, которую со временем придётся обновлять.

Календарь отсутствий

У списков сотрудников есть ещё один вариант использования — просмотр отсутствий на шкале времени.

Вместо обычной таблицы можно увидеть периоды отсутствия сотрудников за выбранный интервал. Это особенно удобно, когда нужно оценить ситуацию не по одному человеку, а сразу по группе.

Календарь отсутствий доступен, если ваша лицензия включает функцию «Отсутствия сотрудников». Для его использования нужно также включить соответствующий режим в настройках списка.

Это отдельная возможность, заслуживающая более подробного рассказа, поэтому здесь ограничимся её упоминанием.

Итог

Телефонный справочник прежде всего помогает находить людей и их контакты. Пользовательские списки не заменяют этот привычный способ работы, а дополняют его.

Иногда нужно собрать в одном месте участников проекта, которые работают в разных подразделениях. Иногда — получить выборку по определённым условиям или видеть, у кого из коллег скоро день рождения. А иногда — подготовить общий список, которым смогут пользоваться другие сотрудники.

Во всех этих случаях информация остаётся в едином справочнике. А представить её можно по-разному — в зависимости от задачи. И для этого не нужно создавать отдельные таблицы или поддерживать ещё одну базу контактов.