Вы весь день пытаетесь дозвониться до коллеги. Звоните утром, повторяете попытку после обеда, но никто не отвечает. А потом случайно узнаёте, что сотрудник уже неделю в отпуске.

Если бы эта информация была видна сразу в телефонном справочнике, не пришлось бы тратить время на безрезультатные звонки.

В Оргнавигаторе сведения об отсутствиях сотрудников можно увидеть прямо в телефонном справочнике, рядом с контактами.

Когда коллеги нет на рабочем месте

В Оргнавигаторе предусмотрены три вида отсутствий: отпуск, больничный и командировка. Если на текущую дату приходится один из указанных периодов, справочник показывает соответствующий статус сотрудника.

Его можно увидеть при поиске человека, на страницах подразделений, территорий, зданий и помещений. Необязательно открывать отдельную систему или выяснять у коллег, почему человек не отвечает на звонки.

В карточке сотрудника отображаются не только текущие, но и предстоящие отсутствия. Например, прежде чем договариваться о встрече на следующей неделе, можно проверить, не запланирован ли у нужного специалиста отпуск.

При этом отсутствие отметки не означает, что человек обязательно находится на рабочем месте. Справочник показывает только те периоды, сведения о которых в него внесены.

Текущие и предстоящие отсутствия

Иногда важно узнать не то, доступен ли коллега сейчас, а будет ли он на месте в определённые дни.

Предположим, несколько сотрудников из разных подразделений участвуют в одном проекте. Нужно назначить встречу или запланировать совместную работу. Открывать карточку каждого участника и по очереди проверять даты отпусков не очень удобно.

Для таких случаев в Оргнавигаторе предусмотрен календарь отсутствий — просмотр периодов на шкале времени.

Отсутствия на шкале времени

Календарь доступен в пользовательских списках сотрудников. Например, можно создать список участников проекта, включить для него режим календаря и увидеть отсутствия всех участников рядом друг с другом.

Каждая строка соответствует сотруднику, а вдоль шкалы времени отмечены периоды отпусков, больничных и командировок. Типы отсутствий различаются цветом и обозначениями. Можно выбрать интересующий интервал и посмотреть, на какие дни приходятся отсутствия нескольких человек.

Так проще заметить, что двое участников проекта уходят в отпуск одновременно, или выбрать даты встречи, когда у команды нет запланированных отсутствий.

Режим включается в настройках конкретного пользовательского списка. После этого при его просмотре можно переключаться между обычной таблицей и календарём отсутствий. Сам список сотрудников при переключении не меняется.

Откуда берутся сведения об отсутствиях

Периоды отсутствия можно внести непосредственно в Оргнавигатор. Редакторы и администраторы добавляют и изменяют их в карточке сотрудника, указывая вид отсутствия и даты.

Для отпуска и командировки задаются начало и окончание периода. Если сотрудник находится на больничном и дата выхода пока неизвестна, окончание можно не указывать. В таком случае справочник показывает статус «На больничном» до уточнения сведений.

Если организация уже ведёт информацию об отсутствиях в другой системе, повторный ввод не всегда нужен. Оргнавигатор поддерживает импорт и обмен такими данными. Возможность и порядок их использования зависят от доступных функций и настроенного обмена.

Таким образом, справочник не обязательно становится ещё одним местом, где нужно независимо вести отпуска и командировки. Его задача — показать сотрудникам нужные сведения там, где они ищут контакты коллег.

Кто может видеть отсутствия

В организации могут действовать разные правила доступа к сведениям об отсутствиях. В настройках Оргнавигатора администратор может выбрать, будут ли они доступны всем посетителям справочника или только авторизованным пользователям.

Отображение отсутствий доступно, если лицензия включает функцию «Отсутствия сотрудников». Для календаря также используется функция пользовательских списков. Импорт и обмен требуют соответствующих дополнительных функций.

Больше, чем контактная информация

Телефонный справочник прежде всего помогает найти сотрудника и связаться с ним. Но иногда не менее важно вовремя узнать, что человек находится в отпуске, на больничном или в командировке.

Отметка о текущем отсутствии избавляет от лишних попыток дозвониться. Информация о предстоящих периодах помогает заранее согласовать вопросы. А календарь на шкале времени позволяет сопоставить периоды отсутствия нескольких сотрудников.

При этом сведения остаются частью привычного телефонного справочника: не нужно искать контакты в одном месте, а информацию об отсутствии — в другом.