Внутренний справочник сотрудников со временем начинает использовать данные, которые уже хранятся в других информационных системах организации.

ФИО, должность, подразделение и статус сотрудника часто находятся в кадровой системе. Контактные телефоны, кабинеты и дополнительные сведения могут храниться в других системах или поддерживаться ответственными сотрудниками.

Если каждый источник обновляется отдельно, постепенно появляются расхождения. Поэтому для крупных организаций становится актуальным вопрос интеграции справочника с существующей информационной инфраструктурой.

Зачем интегрировать справочник с кадровой системой

Основная причина интеграции — уменьшить количество ручной работы и одновременно повысить актуальность информации.

Представим организацию, в которой работает несколько тысяч сотрудников.

Если кадровая служба изменила подразделение сотрудника, это изменение необходимо отразить и во внутреннем справочнике. При ручном обновлении появляется дополнительная операция, которую кто-то должен выполнить и проверить.

При автоматическом обмене данные могут передаваться между системами без постоянного участия администратора.

Какие данные обычно передаются

Набор данных зависит от конкретной организации и используемых систем.

Наиболее часто в справочник передаются:

ФИО;
должность;
подразделение;
руководитель;
филиал;
статус сотрудника;
рабочий email;
табельный или внутренний идентификатор.

При этом не обязательно переносить в справочник всю информацию из кадровой системы.

Внутренний каталог решает другую задачу — предоставляет сотрудникам необходимые для работы сведения в удобном виде.

Кадровая система не всегда является источником всех данных

Важно учитывать, что кадровая система обычно содержит не всю информацию, необходимую для внутреннего справочника.

Например, в ней может отсутствовать:

внутренний телефон;
номер кабинета;
этаж;
координаты здания;
дополнительный рабочий номер;
информация о помещении.

Поэтому интеграция не обязательно означает полную замену ручного редактирования.

Часть данных может поступать автоматически, а часть — поддерживаться непосредственно в каталоге.

Что такое источник истины

Перед началом интеграции полезно определить, какая система является источником актуальных данных для каждого поля.

Например:

Данные	Источник
ФИО	кадровая система
Должность	кадровая система
Подразделение	кадровая система
Статус сотрудника	кадровая система
Телефон	телефонная система
Кабинет	внутренний справочник
Здание	каталог помещений

Такое разделение помогает избежать конфликтов.

Если один и тот же телефон может быть изменён одновременно в трёх системах, автоматическая синхронизация не решает проблему сама по себе. Необходимо определить, какая система имеет приоритет.

Интеграция не обязательно должна быть сложной

Для обмена данными можно использовать разные подходы.

Импорт из файла

Самый простой вариант — регулярное формирование файла кадровой системой.

Например, система формирует CSV или Excel-файл с сотрудниками, после чего он загружается во внутренний справочник.

Такой подход подходит организациям, которым пока не требуется постоянный обмен в реальном времени.

API

Более гибкий вариант — обмен через API.

В этом случае одна система может получать данные другой системы непосредственно через программный интерфейс.

API позволяет автоматизировать обновление и уменьшить количество промежуточных файлов.

Однако для его использования необходимо учитывать требования безопасности, авторизации и сетевой инфраструктуры организации.

Промежуточная система обмена

В крупных организациях между несколькими информационными системами может использоваться отдельный интеграционный слой.

Он отвечает за:

получение данных;
преобразование форматов;
сопоставление идентификаторов;
передачу информации;
обработку ошибок;
журналирование обмена.

Такой подход особенно актуален, если справочник должен обмениваться данными не с одной, а с несколькими корпоративными системами.

Как сопоставлять сотрудников

Одна из наиболее важных технических задач интеграции — понять, какой записи в справочнике соответствует запись из кадровой системы.

Сопоставлять сотрудников только по ФИО ненадёжно.

В организации могут работать несколько сотрудников с одинаковыми именами и фамилиями. Кроме того, ФИО может измениться.

Поэтому желательно использовать устойчивый идентификатор сотрудника, который сохраняется при изменении других данных.

Например, это может быть внутренний идентификатор сотрудника или другой уникальный ключ, используемый в информационных системах организации.

Что происходит при переводе сотрудника

Рассмотрим обычную ситуацию.

Сотрудник переводится из одного отдела в другой.

Кадровая система фиксирует новое подразделение.

После синхронизации внутренний справочник также должен показать новое подразделение сотрудника.

При этом связанные данные могут изменяться независимо. Например, новый кабинет может быть указан уже административной службой.

Поэтому обновление должно учитывать не только саму карточку сотрудника, но и связанные с ней объекты.

Что происходит при увольнении

Не менее важен процесс обработки сотрудников, которые прекращают работу в организации.

После изменения статуса кадровая система может передать соответствующую информацию в справочник.

Дальше организация самостоятельно определяет, что делать с записью.

Например:

скрыть сотрудника из общего поиска;
деактивировать карточку;
перенести запись в архив;
сохранить отдельную историю.

Правила зависят от внутренних процессов и требований организации.

Как часто выполнять синхронизацию

Периодичность обмена зависит от характера данных.

Для некоторых организаций достаточно обновления один раз в сутки.

В других случаях может потребоваться более частый обмен.

Например, если сотрудники регулярно переводятся между подразделениями или организация работает с большим количеством пользователей, задержка в несколько дней может быть нежелательной.

При этом синхронизация в реальном времени нужна далеко не всегда.

Важно подобрать частоту обновления исходя из реальных бизнес-процессов, а не только из технических возможностей.

Нужно ли синхронизировать всё сразу

Нет.

Интеграцию можно внедрять постепенно.

На первом этапе достаточно передавать основные сведения:

ФИО;
подразделение;
должность;
статус.

Затем можно добавить другие источники и данные.

Например:

кадровая система;
телефонная система;
каталог помещений;
корпоративный справочник пользователей;
другие внутренние системы.

Постепенный подход позволяет снизить сложность внедрения и быстрее получить работающий результат.

Контроль ошибок синхронизации

Автоматический обмен не означает отсутствия ошибок.

Например:

система-источник временно недоступна;
изменился формат файла;
отсутствует обязательный идентификатор;
появилась неизвестная организация;
обнаружена дублирующая запись.

Поэтому система обмена должна уметь сообщать об ошибках.

Желательно иметь журнал операций, по которому можно определить, какие записи были успешно обработаны, а какие требуют внимания.

Безопасность интеграции

Внутренний справочник содержит информацию о сотрудниках, поэтому интеграция должна учитывать требования безопасности организации.

Особое внимание необходимо уделять:

сетевому доступу;
авторизации;
правам сервисных учётных записей;
передаваемым данным;
журналированию;
защите каналов обмена.

Для закрытых корпоративных сетей отдельным преимуществом является возможность организовать обмен внутри собственной инфраструктуры без передачи данных во внешние сервисы.

Интеграция и импортозамещение

Для российских организаций вопрос интеграции может быть связан не только с удобством, но и с используемым программным обеспечением.

Если организация постепенно заменяет иностранные системы отечественными решениями, внутренний справочник также должен вписываться в новую инфраструктуру.

В этом случае важно оценивать не только функциональность самого продукта, но и возможность его взаимодействия с другими используемыми системами.

Когда интеграция действительно нужна

Интеграция особенно полезна, если:

сотрудников много;
кадровые изменения происходят регулярно;
справочник используется ежедневно;
данные уже хранятся в нескольких системах;
ручное обновление занимает значительное время;
необходимо минимизировать расхождения между системами.

Для небольшой организации с десятками сотрудников регулярный импорт файла может оказаться вполне достаточным.

Не всегда имеет смысл строить сложную интеграционную архитектуру там, где проблему можно решить простым обменом данными.

Как подготовиться к интеграции

До начала технических работ полезно составить карту данных.

Для каждого поля необходимо определить:

где оно хранится;
кто отвечает за его актуальность;
как оно передаётся;
как определяется сотрудник;
что происходит при изменении;
что происходит при удалении или увольнении.

После этого становится гораздо проще выбрать технический способ обмена.

Интеграция в Оргнавигаторе

Оргнавигатор предназначен для использования как внутренний каталог сотрудников, подразделений и помещений.

Для организаций, которым требуется автоматический обмен данными, предусмотрена возможность использования API и импорта данных.

Это позволяет подключать справочник к существующей инфраструктуре и постепенно автоматизировать обновление информации.

При этом организация может самостоятельно определить, какие данные должны поступать из внешних систем, а какие должны поддерживаться непосредственно в Оргнавигаторе.

Итог

Интеграция внутреннего справочника с кадровой системой позволяет уменьшить количество ручной работы и поддерживать данные в более актуальном состоянии.

Однако успешная интеграция начинается не с выбора API или формата файла.

Сначала необходимо определить источники данных, устойчивые идентификаторы сотрудников, правила обновления и ответственность за отдельные виды информации.

После этого можно выбрать подходящий способ обмена — от регулярного импорта файлов до полноценной автоматической интеграции.

Для крупной организации такой подход позволяет превратить внутренний справочник из отдельной базы контактов в часть общей информационной инфраструктуры.