Представьте производственное предприятие. У одних сотрудников компьютер есть на рабочем месте, у других — нет. При этом необходимость связаться с коллегами возникает у всех.

Нужно позвонить в отдел снабжения, уточнить вопрос у технолога или найти телефон руководителя соседнего участка.

Проблему обычно решают листом с нужными контактами рядом с телефоном. Иногда это несколько номеров, записанных от руки, иногда — распечатанная таблица на несколько страниц.

Поначалу такой список вполне удобен. Сложности начинаются позже.

Почему бумажный справочник устаревает

Сотрудник перешёл в другое подразделение, у кого-то изменился внутренний номер, появился новый руководитель. В электронном справочнике сведения исправили, а распечатанный лист остался прежним.

Чтобы бумажный список снова стал актуальным, кто-то должен вспомнить о нём, найти исходный файл, внести изменения и распечатать новые экземпляры. Если такие списки есть в нескольких подразделениях, задача усложняется: у каждого может оказаться своя версия документа.

Проблема не в том, что телефоны напечатаны на бумаге. Проблема в том, что бумажный справочник часто ведут отдельно от электронного. Получаются два источника информации, за актуальностью которых нужно следить независимо.

А что, если не поддерживать бумажную версию вручную, а каждый раз формировать её из основного справочника?

Один справочник — два способа использования

В Оргнавигаторе сведения о сотрудниках, их должностях, подразделениях и контактах хранятся в единой базе. Из этих же сведений можно сформировать телефонный справочник для печати.

Когда нужен новый экземпляр, Оргнавигатор собирает информацию и создаёт документ Word в формате DOCX. Его можно открыть, при необходимости отредактировать и распечатать.

Например, если в подразделении поменялись сотрудники или телефонные номера, изменения достаточно внести в электронный справочник. При следующем формировании документа в него попадут уже обновлённые сведения.

Конечно, ранее распечатанные листы сами не изменятся. Но для подготовки новой версии не придётся заново собирать контакты и редактировать отдельную таблицу.

Не обязательно печатать всю организацию

Телефонный справочник на рабочем месте должен помогать быстро находить нужные номера. Поэтому не всегда есть смысл включать в него контакты всех сотрудников организации.

Предположим, справочник нужен для одного производственного цеха. В его структуре есть несколько участков и служб. Достаточно выбрать цех — в документ войдут сотрудники самого цеха и всех подчинённых ему подразделений.

Если же требуется справочник для всей организации, можно сформировать его на основе всей организационной структуры.

При этом сохраняется привычная иерархия подразделений. Сотрудники сгруппированы по месту работы, рядом с фамилией указана должность. Такой порядок особенно полезен, когда человек знает, в каком отделе работает нужный коллега, но не помнит его фамилию.

Только необходимая информация

Для печатного справочника важно не только содержание, но и объём. Лишние сведения занимают место на странице, увеличивают количество листов и затрудняют поиск нужного номера.

Поэтому перед формированием документа можно выбрать, какие типы контактов сотрудников включать. Например, оставить внутренние и мобильные телефоны, а электронную почту не выводить. Отдельно настраивается включение контактов самих подразделений.

Доступные варианты зависят от того, какие контакты действительно есть у сотрудников и подразделений в выбранной части организационной структуры.

Можно также выбрать формат бумаги — А4 или А5, шрифт и его размер. Это позволяет подготовить как обычный справочник для папки на рабочем месте, так и более компактный вариант.

В документ попадает информация, необходимая для поиска сотрудника и связи с ним, без лишних сведений, которые увеличивали бы объём печатной версии.

Не просто выгрузка в таблицу

Сформированный документ уже имеет структуру телефонного справочника. В нём предусмотрены титульная страница с названием, содержание, разделы по подразделениям и таблицы сотрудников с должностями и контактами.

Подразделения расположены в соответствии с организационной структурой и пронумерованы. Если у сотрудника несколько выбранных контактов, они отображаются вместе. Таблицы оформлены так, чтобы их было удобно читать на бумаге: например, заголовки столбцов повторяются при переходе на следующую страницу.

Номера страниц помогают ориентироваться в большом документе. А содержание позволяет перейти к нужному подразделению. При открытии файла Word может предложить обновить поля документа — нужно согласиться, чтобы содержание заполнилось актуальными номерами страниц.

В результате получается не просто набор строк из базы данных, а документ, который можно использовать как готовый телефонный справочник.

Как сформировать бумажную версию

В Оргнавигаторе это делается из раздела подразделений. Нужно выбрать подразделение, нажать «Версия для печати», указать нужные типы контактов и параметры оформления, а затем нажать «Сгенерировать».

После этого будет скачан файл DOCX. Остаётся открыть его в Word, обновить содержание при соответствующем запросе и отправить документ на печать.

Создание бумажного телефонного справочника доступно редакторам и администраторам, если лицензия включает функцию «Печатный телефонный справочник».

Бумажный справочник как дополнение к электронному

В офисе удобнее открыть электронный справочник и найти сотрудника по имени или подразделению. Но на производственном участке, складе или в другом помещении без постоянного доступа к компьютеру распечатанный список телефонов может оказаться практичнее.

Эти способы работы не исключают друг друга. Электронный справочник остаётся основным источником информации, а бумажная версия формируется из него тогда, когда она нужна.

Так организация может использовать привычный бумажный справочник, не превращая его в ещё одну базу контактов, которую приходится вести вручную.